報告事項がうまくまとめられない｜一番大事なことを伝えるための３つのステップ
いつもお読みいただき、ありがとうございます。
お悩み解消研究家のわかです。
仕事をする上で大事な事項に「報連相」があります。
報告・連絡・相談の略で、仕事を進めるときには欠かせないものでしょう。
ところが、報告といっても何をどう伝えればいいのか、どうまとめればいいかわからないという声も聞きます。
あれもこれも伝えなければ、と思うと、かえって内容がうまく伝わらないんですよね。
今回は報告の仕方について考えてみたいと思います。
目次
全部伝えるとわかりにくくなる
「報告」と聞くと、とにかくあったことを全部伝えなければいけないと思ってしまいます。
私自身、いろいろなことを盛り込んでしまい、報告メールが長くなりがちです。
もちろん、すべてを伝えなければならないことはあるでしょう。
しかし、どんな場合にも当てはまるわけではありません。
情報量があまりにも多いと、一番大事な情報が埋もれてしまうことがあります。
結果、もっとも報告したかったことが伝わっていなかった、ということにもなりかねません。
お互いに時間も限られていますから、報告することは事前に整理しておく必要があるのです。
情報を削りすぎても伝わらない
では、情報が少なければよいかと言うと、そういうわけではないでしょう。
報告をシンプルにするのは大事なのですが、シンプルすぎると肝心なことが伝わらなかったりします。
何かミーティングをした際、一番簡潔な報告は「ミーティングを行いました」です。
それで終わっていい場合もありますが、多くの場合、相手が知りたいのはミーティングの中身ではないでしょうか。
どのような議題が出て、どのような結論に至ったのか。
参加者からどんな意見が挙がったのか。
こと細かに言う必要はなくても、概要くらいは伝えたほうがいいように思います。
大事なことを伝えるためのポイント
では、大事なことをしっかり伝えるためにはどうしたらよいのでしょうか。
私が報告をする際に行っている方法をご紹介したいと思います。
➀相手が求めている情報が何か考える
当然ですが、報告をするときには必ず相手があります。
報告事項と言っても、その相手や状況によって何が必要か変わってくるものでしょう。
取引先に書類を送ったときの事後報告でも、何を送るか相手がわかっていれば「送りました」という一言で済みます。
しかし相手が中身を知らない場合は、「〇〇の書類を送りました」という言葉が必要です。
まず報告する相手の立場に立って、どんな情報が求められているのかを考えてみましょう。
➁情報を書き出してみる
次に、私は報告事項に関連する情報を何でもいいから書き出すようにしています。
全部書き出してから、必要ない情報は省いていく、という方法です。
この時、必要か必要ないかの判断基準は「報告先の相手が求めている情報かどうか」ということになります。
私はミーティングの議事録などをパソコンで打つときも、可能な限りすべて記録するようにしています。
そして、ミーティングが終わった後で、いらない情報を省いていくのです。
何も考えずに情報をすべて出してから、いる情報といらない情報に分けると、頭の中も整理されてきます。
情報を最初に全部出してあるので、大事なことが抜けていた、ということも少なくなるのではないでしょうか。
慣れてくると、実際に書き出さなくても頭の中でできるようになってきます。
③大事なことは前に持ってくる
いらない情報を省いた後は、順番を決めます。
この時、伝えるべき事柄の中で一番相手が知りたいと思われる情報を前に持ってくるのが大事でしょう。
日本の文法からして、結論は後回しになってしまう傾向がありますが、長い文章の後に結論が来ても頭に入ってこないもの。
長い報告をしなければならない場合は、最初に概要を書いておくと親切ではないでしょうか。
これは文章の場合ですが、口頭だと、先に情報を伝えるのがより大事になると思います。
「〇〇さんが、この前お世話になったお礼ということで、メロンを送ってきてくれました」
「〇〇さんからメロンが届きました。この前お世話になったお礼ということでした」
この場合、一番伝えるべき情報は「〇〇さんからメロンが届いた」ということです。
ですから、先にその情報を最初に伝えた上で、なぜ送ってきてくれたのかを付け加えたほうが受け取る側も情報が整理しやすくなります。
より必要な情報をなるべく前に持ってくるようにすると、大事なことが伝わりやすくなると思います。
まとめ
情報がたくさんあると、報告事項をどうまとめていいかわからなくなってしまいます。
そのときは、次のステップを踏んでみると、情報が整理されてスッキリするかもしれません。
➀相手が求めている情報が何か考える
➁情報を書き出してみる
③大事なことは前に持ってくる
相手の立場に立って、わかりやすい伝え方に心掛けたいと思います。
わか
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