何で返信がないの？｜イライラする前に見直してみませんかあなたのメール

公開日：

2018年3月17日

私にも返信が無くてイライラした経験があった

先日、私も同様の経験をしました。
行事の参加希望を確認しようと思って、２、３０人にメールを送りました。
ところが、２日経っても、５、６人からしか返信がありませんでした。
「何で返信をくれないのだ」と腹が立ち、相手を責める気持ちになりました。
しかし、いくつかの助言を貰ったことで、考え方が変わりました。

そのポイントをまとめてみました。

何を聞いているのか、どのように返信して欲しいのか、伝わってますか

私のメールは、最初の挨拶からはじまって、日程の案内や連絡事項があって、参加希望を確認する旨の内容が書かれていました。
メール読んだ人から、「読んでも連絡なのか返信が必要なのかが分かりにくい、何を返信したらいいのかがよくわからない」と言われました。

そこで報告の書式を決め、報告の例を示したところ、その後は返信をくれる人が増えましたので、多くの人を困らせていたのだと反省させられました。

いつまでに返信をしたらいいのか、期限は明確ですか

私のメールには、報告の期限が示されていませんでした。
期限が明確ならば、期限までには報告しないといけないので、それまでに他の予定の確認や調整をしようとスケジュール管理がしやすくなります。
さらに期限が明確ならば、期限までに報告がなかった場合に再度メールを送ったり他の手段で促すことがやりやすくなります。

件名は分かりやすいですか

私のメールは、まず件名が“○○の参加希望について”という極めて曖昧(あいまい)な名前になっていました。
これでは、このメールは、ただの連絡か、返信が必要なものなのか、急ぎか急がなくてもいいことなのかの区別がつきません。
私がその人たちの上司だったり、とても立場のある人ならばすぐに読まれるでしょうが、そうでない場合は後回しになったり、読み飛ばされてしまう恐れがあります。

件名の中に“〇日までに返信ください”などの文言を入れると、貰った人も確認しないといけないと思う可能性が高まります。
“【要返信】”と頭に付けるという声もありますが、きつい印象を与えますので、相手との関係次第のようです。

相手の都合を考えた連絡手段ですか

パソコンのメール、携帯電話のメール、LINE、チャット、電話など連絡を取り合う手段は増えてきました。
それぞれには違った特徴がありますので、相手と内容に応じて使い分ける必要があります。
私の中では、期限がかなり先の場合はパソコンのメール、急ぐ場合は携帯電話のメール、緊急を要するまたはメールでは伝わりにくいことは電話（音声通話）という区分けでした。
しかしいろいろな人と話をしていると、
「携帯電話のメールは使いにくいので嫌だ」
「LINEは過去のものを探しにくいので、すぐに返信できるものだけにしてほしい」
「基本はパソコンのメールで急ぐことは電話がいい」
「LINEは見るけれど、他はあまり見ていない」
など、その人のライフスタイルの違いや好みによって変わるのだと分かりました。

相手のことを知って、相手の立場に立つことが大切なようです。

まとめ

返信がほしいのに返信がないと、イライラして相手を責める心が出てきます。
そんな時は、自分の送ったメールが返信のしやすいものになっていたかを見直すことが大事です。
相手を責めるだけでは、自分が嫌な思いをするだけです。
「なぜあの人は返信をくれないのか」を考えることが自分の向上のチャンスになるはずです。

相手のせいにせずに、自分の行いを振り返り、反省することがとても大切だと言われます。
反省するときの大切な心がけについては以下の記事で紹介しています。こちらもご覧ください。
後悔と反省の違い｜後悔を反省に活かすために必要な心がけとは？

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こうへい

チューリップ企画で動画制作を担当しています。大学生のときに同じことの繰り返しの毎日にどんな意味があるのかと悩みました。しかも友人に相談しても分かってくれる人がなかったことが大きな苦しみでした。その時に読んだ仏典の言葉に励まされました。その後、講演会の運営の手伝いをする機会があり、さまざまな悩みを持って参加した多くの人たちの声を聞かせてもらいました。私も学びながら、皆さんの悩みに寄り添っていける情報を発信していけたらと思っています。

何で返信がないの？｜イライラする前に見直してみませんかあなたのメール